Plano de ação: do pensamento à execução

O plano de ação é uma ferramenta fundamental para qualquer empreendimento, pois é por meio dele que se estabelecem metas claras, delineiam-se estratégias e coordenam-se esforços para alcançar objetivos específicos. 

Sabendo disso, neste texto trazemos exemplos de como fazer um plano de ação, além de esclarecer o seu conceito, importância e suas vantagens de aplicabilidade em diversos contextos. 

Vamos juntos descobrir como essa ferramenta pode ser um verdadeiro diferencial na consecução de suas metas e objetivos?

O que é plano de ação?

Um plano de ação é um instrumento estruturado utilizado para planejar e executar as atividades necessárias para alcançar um objetivo específico ou resolver um problema identificado. 

Facilmente elaborado em softwares corporativos, ele contém seções que incluem objetivos claros e mensuráveis, atividades específicas a serem realizadas, pessoas ou equipes responsáveis por cada atividade, datas de início e conclusão, recursos necessários e indicadores de progresso ou sucesso. 

Todas essas informações fornecem uma visão geral do que precisa ser feito, quem é responsável por cada parte e como o progresso será acompanhado ao longo do tempo.

Ou seja, essa é uma ferramenta versátil que pode ser adaptada a diferentes contextos e escalas, desde a gestão de projetos complexos até o acompanhamento de tarefas rotineiras.

E, na prática, ele é essencial para garantir que todas as etapas necessárias sejam identificadas, planejadas e executadas de maneira eficiente, contribuindo para o alcance dos objetivos estabelecidos.

Tipos de plano de ação

Para esclarecer a você quais são os tipos de planos de ação, abaixo mostramos que eles podem ser aplicados em contextos empresariais e pessoais, cada um com suas características específicas e finalidades. 

Vamos juntos explorar os dois tipos mencionados!

Plano de ação empresarial

Este tipo de plano é projetado para orientar as atividades e iniciativas de uma empresa na direção de metas organizacionais específicas. 

Ele serve como um roteiro detalhado que define as etapas necessárias para alcançar objetivos empresariais. 

Na prática, tal plano empresarial geralmente inclui a identificação de metas claras e mensuráveis, a designação de responsabilidades para cada atividade, o estabelecimento de prazos e a alocação de recursos necessários. 

Sendo assim, é uma ferramenta fundamental para o planejamento estratégico e operacional das organizações, garantindo a coordenação eficiente de esforços e recursos em direção aos objetivos comuns.

Plano de ação pessoal

Este tipo de plano é voltado para indivíduos que desejam alcançar metas pessoais ou profissionais. 

Ele envolve a identificação de objetivos pessoais ou profissionais específicos, a definição de etapas claras para alcançar esses objetivos e a elaboração de um cronograma para realizar as atividades necessárias. 

Além disso, esse tipo de plano pessoal pode abranger diversas áreas da vida, como carreira, educação, saúde, finanças, relacionamentos, entre outras. 

Ou seja, ele é altamente adaptável e flexível, permitindo que cada pessoa personalize seu plano de acordo com suas necessidades e preferências. 

Portanto, esse plano é uma ferramenta poderosa para o autodesenvolvimento e a realização de aspirações pessoais, fornecendo uma estrutura organizada para alcançar os objetivos estabelecidos.

Como o plano de ação funciona? 

O plano de ação funciona como um guia estruturado para alcançar objetivos específicos. 

Isso porque ele organiza as tarefas necessárias em uma sequência lógica e define claramente quem é responsável por cada atividade, quando ela deve ser iniciada e concluída, e quais recursos estão disponíveis para sua execução.

Assim, ao listar as ações necessárias para atingir um objetivo, o plano estabelece uma direção clara para os colaboradores, proporcionando uma visão geral das etapas a serem seguidas. 

Isso ajuda a padronizar o trabalho e criar uma rotina, garantindo que todas as atividades sejam realizadas de forma eficiente e coordenada.

Além do mais, o plano permite a identificação e a mitigação de riscos potenciais ao prever eventuais obstáculos e definir planos de contingência para lidar com eles. 

Tal prática ajuda a evitar atrasos no cronograma e assegura que o processo de execução seja mais suave e eficaz.

Por que é importante criar um plano de ação? 

Criar um plano de ação é importante para definir prioridades, estabelecer um cronograma de execução e aumentar a produtividade da equipe. 

Afinal, ele fornece uma estrutura clara e orientada para alcançar os objetivos estabelecidos, garantindo que as atividades sejam realizadas de forma eficiente e organizada.

Entenda mais abaixo.

Definir prioridades

O principal objetivo do plano de ação é definir as prioridades e estabelecer um caminho claro para alcançar um objetivo. 

Então, ao criar o seu plano, você identifica as tarefas mais importantes e urgentes que precisam ser realizadas para atingir o resultado desejado. 

Isso ajuda a concentrar os esforços e recursos nos aspectos mais críticos do projeto ou da situação, evitando dispersão de energia em atividades menos relevantes.

Criar um cronograma de execução

Um plano de ação inclui um cronograma detalhado que estabelece os prazos para a realização de cada tarefa. 

Isso permite uma melhor gestão do tempo e dos recursos disponíveis, garantindo que as atividades sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos. 

Ademais, o cronograma de execução ajuda a evitar atrasos e conflitos de agenda, permitindo que o projeto progrida de forma eficiente e organizada.

Aumentar a produtividade

Ao definir prioridades e criar um cronograma de execução claro, planos de ação ajudam a aumentar a produtividade da equipe. 

E isso ocorre porque ele fornece uma estrutura organizada e orientada para as atividades, reduzindo a indecisão e a procrastinação. 

Então, com um plano em vigor, os membros da equipe sabem exatamente o que precisam fazer, quando e como fazer, o que elimina desperdícios de tempo e recursos e aumenta a eficiência geral do trabalho.

Como elaborar o plano de ação?

Na sequência, ensinamos a você como fazer um plano de ação. Acompanhe.

Defina os objetivos

O primeiro passo consiste em identificar de maneira clara e precisa os principais objetivos da sua empresa, pois eles serão a base fundamental do plano.

Nesta fase inicial, é crucial criar ou extrair do planejamento estratégico todos os elementos que irão direcionar o trabalho de cada membro da equipe. Por exemplo:

• Missão ou propósito: otimizar a gestão nas organizações;

• Visão ou inspiração: expandir a presença para mais de 50 países;

• Valores ou princípios: promover a prática da meritocracia nas empresas.

Elabore metas alcançáveis

É essencial que o desdobramento das metas do seu negócio atenda a uma série de critérios para orientar as ações do plano com maior precisão.

Nesse sentido, a metodologia OKR (Objectives and Key Results) pode ser altamente eficaz. 

Além do mais, é fundamental garantir que as metas sejam abordadas pelo conceito SMART:

• Específica (Specific);

• Mensurável (Measurable);

• Atingível (Attainable);

• Relevante (Relevant);

• Temporal (Time-based).

Desenhe o plano de ação

Mesmo que sua ideia esteja em estágio inicial, desenhar o plano é fundamental para obter uma visão mais abrangente do projeto. 

Muitas vezes, as pessoas têm grandes sonhos e ideias, mas acabam cometendo os mesmos erros na hora de executá-los.

Por isso, além de definir os objetivos finais, é importante estabelecer os recursos, tempo e dinheiro necessários antes de começar a trabalhar efetivamente. 

Ao realizar o planejamento no início do processo, torna-se mais fácil realizar uma análise retrospectiva do caminho percorrido.

Determine prazos

Pode ser algo evidente, mas muitos acabam por negligenciar este aspecto crucial: todas as metas e tarefas acordadas com a equipe devem ter prazos definidos. 

Este é o elemento-chave para o sucesso do projeto.

Portanto, é essencial determinar o tempo necessário para cada atividade, por menor que seja, e garantir que os prazos estejam alinhados com a natureza de cada tarefa. 

Além disso, é importante que sejam sincronizados com os ciclos produtivos, de modo que um colaborador da próxima fase não fique ocioso enquanto aguarda a conclusão de uma atividade anterior.

Outro ponto crucial é a habilidade de delegar tarefas para as pessoas certas no momento adequado, o que também contribui para delimitar prazos e aumentar a motivação dentro das empresas.

Crie checklists

Durante esta etapa, é fundamental elaborar um checklist detalhado que liste todas as ações a serem realizadas dentro de um prazo definido. 

Para isso, é altamente recomendável reunir toda a equipe para discutir e distribuir cada uma das tarefas.

Essa união ajuda a garantir uma divisão equilibrada das responsabilidades para evitar sobrecarregar alguns colaboradores enquanto outros têm muito tempo ocioso. 

Lembre-se que cada membro da equipe deve ter uma função claramente definida, alinhada com suas habilidades individuais.

Assim, com base nessa divisão de tarefas, organize uma lista completa das atividades e atribua responsáveis para cada uma delas.

Tenha planos de contingência

De fato, nem sempre tudo ocorre como planejado. 

Diversos fatores externos podem afetar negativamente o negócio, como instabilidades de mercado, crises econômicas, recessão, acidentes de trabalho e até desastres naturais.

Portanto, para lidar com esses imprevistos, é crucial antecipar tais situações de risco por meio da elaboração de planos de contingência.

Esses planos garantem que haja tempo hábil para lidar eficazmente com cada um desses desafios.

Faça o acompanhamento periódico

Por último, com o plano de ação pronto, é crucial monitorar toda a execução dele.

Isso não apenas garante que as tarefas sejam realizadas, mas também que estejam dentro da ordem e dos prazos estabelecidos.

Nesse contexto, é recomendável estabelecer um cronograma para o envio de relatórios e a realização de reuniões periódicas (quinzenais ou semanais).

Nele, os colaboradores responsáveis de cada setor devem apresentar seus resultados de maneira clara e compreensível para todos.

5W2H x Plano de ação, qual a relação e os benefícios? 

O plano de ação 5w2h é um dos modelos mais conhecidos, originário do Japão e desenvolvido por profissionais da indústria automobilística durante estudos sobre qualidade. 

Esse modelo se baseia no preenchimento de alguns critérios essenciais, que são explicados a seguir.

5W:

• What (o que será feito?)

• Why (por que será feito?)

• Where (onde será feito?)

• When (quando?)

• Who (por quem será feito?)

É fundamental questionar minuciosamente o porquê dos objetivos e das ações. 

Portanto, um plano eficiente deve esclarecer tudo o que precisa ser feito ("What"?) e quando ("When"?). 

Ao definir essas ações, é importante utilizar verbos no infinitivo, como reunir, solicitar, obter, enviar, entre outros. Evite incluir ações rotineiras, como "responder e-mails".

Da mesma forma, ao estabelecer prazos, é aconselhável dividir as ações de longo prazo em etapas menores para facilitar o acompanhamento e a medição do progresso, seguindo a analogia da escada.

Quanto ao 2H:

• How (como será feito?)

• How much (quanto vai custar?)

É essencial ter clareza sobre como as ações serão realizadas e qual será o custo envolvido. 

Em planos de ação mais simples, esses campos podem ser dispensados, mas são fundamentais para projetos maiores.

Quais os principais benefícios do plano de ação?

Abaixo, explicamos os principais benefícios de elaborar um plano para sua empresa.

Diminuição de problemas

Um dos principais benefícios do plano é a diminuição de problemas ao longo do processo. 

Ao identificar antecipadamente as etapas necessárias e os possíveis obstáculos, é possível criar estratégias para enfrentá-los de maneira eficaz, reduzindo assim o impacto de imprevistos e aumentando a probabilidade de sucesso.

Gestão estratégica

O plano proporciona uma visão estratégica clara, ajudando a alinhar as atividades com os objetivos organizacionais. 

Isso permite uma gestão mais eficiente dos recursos e uma tomada de decisão mais informada, pois as ações são direcionadas para alcançar resultados específicos de acordo com a estratégia estabelecida.

Melhor aproveitamento do time

Ao definir claramente as responsabilidades e prazos, o plano permite um melhor aproveitamento do time. 

Assim, cada membro da equipe sabe exatamente o que precisa ser feito e quando, o que promove a colaboração, a eficiência e o engajamento. 

No fim das contas, isso resulta em uma distribuição equilibrada de tarefas e recursos, maximizando o desempenho global da equipe.

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Conclusão

Desenvolver um plano é ter um guia estratégico essencial para o sucesso de qualquer empreendimento.

Afinal, ao estabelecer metas claras, definir prioridades, criar cronogramas detalhados e acompanhar de perto a execução das atividades, você pode maximizar eficiências, minimizar riscos e alcançar resultados extraordinários. 

Além disso, ao proporcionar uma gestão estratégica clara e promover um melhor aproveitamento do time, o plano se revela como um verdadeiro aliado na busca pelo sucesso. 

Então, não deixe de implementar essa poderosa ferramenta em sua empresa e desfrute dos inúmeros benefícios que ela oferece. E para facilitar todo esse processo, conte com o Mitra!