Quais os riscos do uso de planilhas para o controle financeiro?

Apesar de sua popularidade, as planilhas apresentam diversos riscos que podem comprometer o controle financeiro das organizações.

Porém, mesmo sabendo disso, muitas empresas ainda têm utilizado as planilhas como sua principal ferramenta.

As principais razões para isso são a facilidade de uso, disponibilidade e flexibilidade. Planilhas como o Microsoft Excel e o Google Sheets são as mais utilizadas.

Neste artigo, vamos explorar os maiores riscos do uso de planilhas no controle das finanças corporativas e discutir algumas soluções alternativas para garantir uma gestão mais eficaz.

1. Erros humanos

Primeiramente, o uso de planilhas para controlar as finanças corporativas é suscetível a erros humanos. Uma vez que as informações são inseridas manualmente, há um alto risco de digitação incorreta, fórmulas mal aplicadas ou falhas na atualização de dados.

Esses erros podem levar a análises imprecisas e tomadas de decisão equivocadas, prejudicando o desempenho financeiro da empresa.

De acordo com um pesquisa realizada por Ray Panko, professor de gerenciamento de TI da Universidade do Havaí : “As planilhas, mesmo depois de um planejamento cuidadoso, contém erros em 1% ou mais de todas as células de fórmulas. Em grandes planilhas com milhares de fórmulas, haverá dezenas de erros não detectados”.

2. Falta de controle de versões

Outro problema associado ao uso de planilhas é a falta de controle de versões. Em um ambiente corporativo, várias pessoas podem acessar e editar uma planilha, tornando difícil acompanhar as alterações realizadas. Isso pode resultar em informações desatualizadas, conflito de dados e perda de informações cruciais, comprometendo a qualidade do controle financeiro.

3. Segurança de dados insuficiente

Além disso, as planilhas não oferecem um nível de segurança adequado para proteger informações sensíveis. O compartilhamento de arquivos por e-mail ou armazenamento em locais não seguros pode expor a empresa a riscos de violação de dados e perda de informações confidenciais. A falta de controle de acesso também pode permitir que funcionários não autorizados tenham acesso a informações sigilosas.

4. Dificuldade na integração com outros sistemas

Outro desafio no uso de planilhas para gerenciar as finanças corporativas é a dificuldade na integração com outros sistemas de gestão. Isso pode resultar em duplicação de esforços, perda de tempo e ineficiências operacionais. A falta de integração também pode levar a inconsistências nos dados, já que as informações podem não ser atualizadas automaticamente em todos os sistemas envolvidos.

Contudo, para superar esse obstáculo, as empresas devem buscar soluções de software que facilitem a integração entre sistemas, permitindo o fluxo de informações em tempo real e a automação de processos. Essa abordagem melhora a consistência dos dados, reduz o risco de erros e aumenta a eficiência operacional.

5. Baixa escalabilidade

Planilhas podem se tornar limitantes à medida que uma empresa cresce e suas necessidades financeiras e operacionais se tornam mais complexas. A manutenção de múltiplas planilhas e a complexidade crescente das fórmulas e funções podem se tornar insustentáveis em um ambiente empresarial em expansão.

Acima de tudo, a adoção de sistemas de gestão financeira mais robustos e escaláveis pode ajudar as empresas a enfrentar esse desafio. Projetados especificamente para lidar com as complexidades das finanças corporativas, esses sistemas oferecem maior controle, automação e capacidade de análise.

E agora, como se adaptar?

Em síntese, o uso de planilhas no controle financeiro corporativo apresenta vários riscos significativos, incluindo erros humanos, falta de segurança, problemas na auditoria, dificuldade de integração com outros sistemas e baixa escalabilidade.

Para mitigar esses riscos, as empresas devem considerar a implementação de boas práticas, como estabelecer processos rigorosos de controle de qualidade, garantir a segurança dos dados e adotar soluções de software mais robustas e escaláveis.

Avaliar as necessidades específicas de sua empresa e investir em sistemas robustos e adequados podem melhorar a eficiência, a segurança e a precisão das operações financeiras, além de ajudar a impulsionar o crescimento e o sucesso a longo prazo.