Domine a arte do budget e forecast em sua gestão empresarial

Budget e forecast: o que são, diferenças e como definir.

Budget e forecast são duas palavras que desempenham um papel fundamental no panorama da gestão financeira empresarial, independentemente do estágio de maturidade do orçamento corporativo do seu negócio.

Isso porque, basear as decisões em suposições e adivinhações é um caminho arriscado e a realidade é que os resultados não surgem como um truque de mágica. 

Diante disso, a gestão empresarial exige seriedade em todas as suas fases, destacando-se, entre elas, o crucial desenvolvimento do budget e do forecast.

No entanto, é comum vermos debates sobre a eficácia desse processo em diversas organizações, principalmente entre profissionais de planejamento e finanças. 

Em meio a essas discussões, é frequente encontrar opiniões que rotulam o orçamento como inflexível e até mesmo supérfluo, simplesmente por ser considerado tradicional.

Mas será que essa visão representa a realidade? Vamos descobrir ao longo deste texto!

O que são budget e forecast?

budget e forecast são duas práticas distintas, mas interligadas. 

O termo "budget" refere-se a um orçamento estático, representando o planejamento de metas, despesas, custos e gastos durante um período específico. 

Por outro lado, o "forecast" consiste no ajuste contínuo desse orçamento sempre que necessário. 

Budget

O budget refere-se ao orçamento elaborado pela empresa para planejar os custos e investimentos.

Então, para explicar o que significa budget no mundo corporativo, precisamos esclarecer que ele funciona como uma previsão das quantias que serão alocadas em diferentes áreas da organização durante um período específico.

Geralmente, as empresas desenvolvem um budget para períodos semestrais ou anuais, embora seja possível criar orçamentos específicos para projetos únicos ou setores em particular.

Para ilustrar, vamos usar o exemplo de uma empresa que está organizando um evento. 

Em colaboração com a equipe financeira, um budget é estabelecido, determinando os recursos que podem ser alocados para o evento. 

Antes da definição deste orçamento, são realizadas pesquisas e estudos para avaliar a viabilidade do projeto.

Então, o  processo de budget inclui o acompanhamento dos gastos, assegurando a conformidade com o que foi previamente estabelecido. 

O objetivo é controlar para que os custos associados à ação não ultrapassem o orçamento total definido no planejamento, ou seja, que não excedam o próprio budget.

Forecast

É praticamente impossível discutir sobre budget sem abordar o conceito de forecast financeiro, pois este é o elemento que viabiliza ajustes durante o percurso. 

Dessa forma, ao falarmos sobre o que é forecast, falamos sobre nada mais nada menos do que o orçamento adaptado.

No âmbito do forecast financeiro, o planejamento anual é fragmentado em períodos, geralmente mensais, proporcionando um acompanhamento minucioso da projeção do fluxo nas empresas. 

Isso permite ajustes contínuos e adaptações de rota, sempre com o objetivo de alcançar o resultado esperado.

Através desse acompanhamento, torna-se possível antecipar eventuais problemas de caixa ou lidar com os efeitos da sazonalidade do mercado. 

Portanto, o forecast financeiro emerge como uma ferramenta vital para a gestão financeira estratégica.

Para que servem o budget e forecast?

A gestão orçamentária desempenha um papel crucial na orientação dos investimentos, requerendo diálogos constantes entre os diversos setores e diretores da empresa. 

Essa prática visa garantir a adequada realização dos investimentos, prevenindo prejuízos no caixa da organização e evitando a escassez de capital para iniciativas com potencial de retorno positivo.

Uma pesquisa realizada pela KPMG, abrangendo diversas empresas de setores variados, oferece insights interessantes sobre os conceitos em questão. 

De acordo com o estudo, 53% das empresas indicam que o investimento de tempo e esforço na gestão do budget é fundamental para assegurar a execução do planejamento estratégico financeiro.

Os outros 47% dos participantes na pesquisa destacaram motivos igualmente relevantes, como:

• medir a performance da organização;

• assegurar o controle financeiro;

• fornecer suporte na tomada de decisões;

• auxiliar na formulação da estratégia de precificação.

Com esses dados em mãos, fica claro para que servem budget e forecast, além de ficar mais evidente a importância de definir e gerenciar o budget para cada ação e setor do negócio.

Budget x forecast: Quais as diferenças?

A diferença entre budget e forecast está na abordagem temporal e na flexibilidade do planejamento financeiro. Além disso, enquanto o budget oferece uma visão mais estática para o ano, o forecast proporciona uma abordagem dinâmica e adaptável ao longo do tempo.

Características do budget 

No budget, o planejamento orçamentário é concebido de maneira abrangente, abarcando períodos mais extensos, como um ano completo. 

Antes de sua formulação, uma análise abrangente dos cenários é realizada, considerando o histórico da empresa, a situação atual do mercado e projeções futuras.

O objetivo é estabelecer um plano sólido para o ano inteiro.

Características do forecast

Já no forecast, a abordagem é mais flexível e fragmentada. 

O planejamento orçamentário é realizado de forma a quebrar o budget em períodos menores, como semanais ou mensais. 

Essa divisão possibilita ajustes ágeis no planejamento financeiro, permitindo uma resposta mais rápida às mudanças nas condições do mercado ou na dinâmica interna da empresa. 

Por que ter budget e forecast?

Ter budget e forecast é crucial para uma gestão financeira eficaz, uma vez que o budget estabelece metas e direciona os recursos para o planejamento anual e o forecast permite ajustes dinâmicos ao longo do tempo.

Assim, juntos, proporcionam visão estratégica e flexibilidade, permitindo antecipar desafios, adaptar-se a mudanças e otimizar o desempenho financeiro da empresa. 

Como elaborar budget e forecast?

Elaborar um budget e forecast eficientes requer uma rotina estruturada de planejamento orçamentário. 

Inicialmente, é crucial realizar a extração de dados quando necessário, possibilitando o controle diário e o bloqueio de compras em caso de exceder a meta. 

Esse controle em tempo real permite ajustes dinâmicos no budget, ou seja, no forecast. 

Então, o primeiro passo envolve uma análise detalhada do último exercício, fornecendo insights para definir as expectativas do próximo período. 

Posteriormente, distribuir metas, como, por exemplo, a redução de gastos em 15%, entre os centros de custos, configura o budget. 

O segundo passo consiste em apoiar o forecast, projetando essas metas ao longo de 12 meses, considerando variações sazonais. 

O acompanhamento periódico e revisões são essenciais, pois permitem ajustes contínuos e garantindo o sucesso do processo.

Como o Mitra pode te ajudar?

Como você viu, estes dois processos são fundamentais para direcionar recursos de maneira estratégica, além de projetar metas ao longo do tempo e fazer ajustes dinâmicos para garantir a adaptabilidade e eficácia na resposta a mudanças.

E para tornar esses procedimentos mais simplificados dentro do seu negócio, você pode contar com o Mitra, um software corporativo pronto para agilizar esses procedimentos na prática por meio da otimização e facilitação de simulações de cenários, além de comparar o que foi planejado X o que foi realizado.

O Mitra é uma solução abrangente para impulsionar a eficiência e a excelência operacional em sua organização. Conheça já.

Conclusão

A integração eficaz de budget e forecast desempenha um papel fundamental na gestão financeira empresarial. 

Através de uma rotina estruturada de planejamento orçamentário, a análise detalhada do último exercício proporciona insights cruciais para definir expectativas futuras. 

Como você viu ao longo deste artigo, distribuir metas entre os centros de custos, estabelecendo o budget, é essencial para direcionar recursos de maneira estratégica.

Além disso, apoiar o forecast, projetando metas ao longo do tempo, permite ajustes dinâmicos, garantindo adaptabilidade e eficácia na resposta a mudanças. 

No mais, o acompanhamento periódico, utilizando ferramentas como o Mitra Sheet, promove revisões contínuas, essenciais para comparar o previsto e o realizado. 

Portanto, em resumo, a combinação de budget e forecast, quando gerida de forma eficiente, orienta as decisões financeiras e impulsiona a eficiência e a excelência operacional, fundamentais para o sucesso sustentado da empresa.